Découvrez comment les espaces de travail de projet sont essentiels pour maintenir un projet d’investissement en ingénierie sur la bonne voie

Les documents de travail en cours sont gérés dans les espaces de travail du projet. Les membres du projet sont affectés à des rôles et les tâches du projet sont affectées aux membres du projet. Avec cette configuration, les espaces de travail de projet garantissent que les documents planifiés sont livrés à temps par la partie responsable.

Dans mon dernier blog dans cette série sur la gestion des documents d’ingénierie dans les projets d’immobilisations, j’ai discuté du registre principal des documents. Dans ce blog, je vais expliquer l’importance d’un espace de travail de projet pour réussir le projet.

Une fois qu’un projet d’investissement est planifié avec tous ses composants et documents livrables, les chefs de projet et les contrôleurs de documents doivent s’assurer que la production de ces documents est lancée et dirigée vers les ingénieurs et entrepreneurs responsables. C’est le moment où les contrôleurs de documents créent des espaces de travail de projet pour chaque lot de travail en tant qu’emplacement :

• dans lequel les documents planifiés peuvent être extraits pour être édités et
• dans lequel de nouveaux documents peuvent être enregistrés, examinés et approuvés/rejetés.

Les lots de travaux d’ingénierie des projets d’immobilisations sont des sous-ensembles (contractuellement) convenus de la quantité totale de travail à livrer, c’est-à-dire un ensemble diversifié de livrables qui sont assemblés pour soutenir une portée de travail spécifiée. Selon le type de projet, l’industrie ou la discipline, un lot de travaux peut consister en un sous-projet, une discipline ou simplement un composant qui peut provenir d’un seul fournisseur, entrepreneur ou consultant.

Nous recommandons la création d’un espace de travail de projet de document pour chaque module de travail, car les responsabilités de soumission, de livraison, de révision et d’approbation des documents sont automatiquement déterminées par les affectations des utilisateurs aux rôles du projet.

Tous les lots de travaux d’ingénierie consistent en de nombreux documents à livrer, par exemple, la définition de la portée, la nomenclature, les données d’ingénierie, les spécifications de conception, les dessins référencés, les certificats, etc.

Les espaces de travail de projet servent d’emplacement vers lequel les documents planifiés peuvent être extraits pour être modifiés. Si l’entrepreneur ou l’ingénieur principal souhaite ajouter des documents supplémentaires en plus des documents déjà planifiés, il peut également le faire dans l’espace de travail du projet. Les nouveaux documents reçoivent un numéro de révision initial lorsqu’ils sont enregistrés.

Les espaces de travail de projet se composent de rôles tels que contrôleur de document, responsable de package, sous-traitant, réviseur et approbateur. Le contrôleur de documents ou l’ingénieur principal peut attribuer aux utilisateurs les rôles qui déterminent leurs autorisations dans l’espace de travail et leurs tâches dans le flux de processus de révision et d’approbation.

En plus des packages de travail d’ingénierie, nous recommandons la création d’espaces de travail de documents pour les documents de projet généraux, la gestion de projet, les diagrammes de processus, etc.

La génération d’espaces de travail maîtres et d’espaces de travail de projet est basée sur des modèles avec des structures de dossiers préconfigurées, des catégories d’attributs, des autorisations, des rôles de projet, des modèles de documents, la numérotation des documents, un schéma de révision et des rapports. Les documents peuvent être extraits simultanément dans plusieurs espaces de travail de projet pour permettre une édition simultanée.

Vous pouvez créer autant d’espaces de travail de projet que vous avez de packages de travail d’ingénierie. Le nombre d’espaces de travail de projet dépend de la taille des projets d’investissement et du nombre de documents que vous attendez pour chaque package.

La gestion de la création, de l’approbation et de la livraison en temps voulu de milliers de documents dans un projet d’immobilisations techniques nécessite de définir des rôles de projet auxquels les membres du projet sont affectés. Les espaces de travail de projet représentent une zone de travail en cours partagée pour un package de travail de projet dans lequel les membres du projet planifient, modifient, révisent et approuvent des documents.

Services professionnels OpenText avez des années d’expérience dans la gestion de documents d’ingénierie dans des projets d’investissement, s’il vous plaît Nous contacter si vous souhaitez parler à un expert au sujet de votre projet.

Auteur: Jens Friehmelt – Jens est un cadre supérieur chez OpenText Professional Services EMEA, à la tête d’une équipe internationale qui combine plusieurs technologies OpenText pour servir les clients avec des solutions de meilleures pratiques pour les processus d’ingénierie, de construction et de maintenance.