Comment gérer une entreprise solo sans papier

Janvier
25, 2021

5 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de Entrepreneur sont les leurs.

Ceci est la cinquième d'une série de chroniques originales pour Entrepreneur.com par Laura D. Adams qui publiera deux lundis par mois. Et n'oubliez pas d'acheter un exemplaire du dernier livre d'Adams pour Entrepreneur Press, Money -Smart Solopreneur : A Personal Finance System for Freelancers, ] Entrepreneurs et Side-Hustlers via Amazon | Barnes & Noble | Librairie | IndieBound .

En plus de sauver des arbres, il existe de nombreux avantages à gérer une entreprise solo sans papier. Non seulement le papier demande du temps pour traiter et de l'espace physique pour stocker, mais il peut contenir des informations confidentielles qui vous mettent en danger, vous ou vos clients.

Utilisez ces conseils pour démarrer ou transformer en toute sécurité votre entreprise solo en une entreprise sans papier.

1. Désactiver le courrier indésirable

Si votre boîte aux lettres est régulièrement remplie de courrier indésirable, comme une assurance pré-approuvée ou des offres de crédit, les ressources suivantes vous aideront à l'éliminer:

• Optoutprescreen.com est le site officiel pour avoir été retiré des listes d'offres des principales sociétés nationales d'évaluation du crédit. La désactivation est gratuite pendant cinq ans ou de façon permanente.
• DMAchoice.org est le site de la Direct Marketing Association, sur lequel vous pouvez désactiver les courriers et courriers électroniques non sollicités moyennant des frais de 2 $ pendant 10 ans.

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2. Demander des documents électroniques

Chaque fois que vous recevez du courrier papier, découvrez si vous pouvez le transformer en un document numérique . La plupart des documents financiers et des services publics – tels que les relevés bancaires, les factures de cartes de crédit les documents d'assurance et les factures cellulaires – peuvent être transformés en documents électroniques lorsque vous avez un compte en ligne.

Certaines entreprises offrent même des incitations, telles que l'annulation des frais de compte ou le droit à des récompenses, lors du choix des relevés électroniques et des factures électroniques.

3. Effectuer des paiements en ligne

Si vous rédigez et envoyez encore des chèques papier, il est temps de dématérialiser tous vos documents commerciaux sortants. Non seulement les chèques papier sont coûteux et inefficaces, mais un voleur peut les emporter du côté de l'envoi ou de la réception.

La plupart des banques offrent le paiement gratuit de factures à toute entreprise ou personne ayant une adresse postale. La banque envoie des fonds par voie électronique, lorsque cela est possible, ou imprime et envoie gratuitement un chèque papier en votre nom. Cela ne pourrait pas être plus pratique! De plus, vous pouvez autoriser votre plateforme de paiement de factures à recevoir vos factures électroniques et à vous informer des dates d'échéance à venir afin que rien ne passe entre les mailles du filet.

4. Configurer un stockage numérique sécurisé

Vos institutions financières ne peuvent offrir un accès gratuit aux documents en ligne que pendant une durée limitée. Assurez-vous de bien comprendre leurs politiques ou leurs frais potentiels pour télécharger des documents ultérieurement.

Si vous souhaitez stocker vos documents numériques, c'est facile à faire. Vous pouvez télécharger des relevés et des factures ou prendre des photos de reçus tout au long de l'année.

Une fois que vous avez des documents électroniques professionnels, vous devez les garder organisés et sécurisés. Envisagez de configurer un système sur votre ordinateur avec un dossier professionnel principal et des sous-dossiers. Utilisez des noms de fichier pour vos documents qui incluent l'année, le mois et la catégorie, afin de trouver facilement ce dont vous avez besoin plus tard.

Vous pouvez ajouter une couche de protection en exigeant un mot de passe pour accéder à votre dossier professionnel principal. Et mettez toujours à jour votre système d'exploitation et votre logiciel de sécurité pour éloigner les cybercriminels.

Et assurez-vous de stocker les documents électroniques importants à plusieurs endroits afin qu'ils ne puissent pas se perdre en cas de catastrophe ou de panne informatique. En plus de votre ordinateur, vous pouvez conserver une copie de tous vos documents professionnels sur un lecteur externe et une option cloud sécurisée, telle que Google Drive Amazon S3 ou ] Dropbox .

5. Essayez des scanners simples

Le moyen le plus simple de numériser des documents papier consiste à utiliser une application de numérisation gratuite, telle que Adobe Scan ou Genius Scan . Ces outils ont d'excellentes fonctionnalités, notamment la numérisation de plusieurs pages, la reconnaissance de texte, l'édition, le stockage et l'exportation que vous pouvez gérer à partir de votre smartphone.

Si vous avez une imprimante, elle peut avoir un scanner à plat intégré; Cependant, vous pouvez trouver l'utilisation d'une application de numérisation plus pratique. Les applications de numérisation s'intègrent généralement à d'autres applications, ce qui vous permet de classer instantanément des documents électroniques où vous le souhaitez.

6. Utiliser des signatures électroniques

Il n'est pas nécessaire d'imprimer des contrats ou de longs documents pour les signer. L'envoi ou la réception de signatures électroniques est juridiquement contraignant et vous permet de faire des affaires de n'importe où.

Essayez un programme de signature électronique, tel que Adobe ou DocuSign qui vous permet de signer des documents sur différents systèmes d'exploitation et périphériques. Ils suivent le statut des actions requises, chiffrent les données et peuvent même stocker vos documents.

7. Éliminez le vieux papier au fil du temps

Si votre bureau est actuellement bourré de dossiers papier, ne laissez pas cela vous empêcher de dématérialiser. Vous pouvez mettre en œuvre un système numérique dès maintenant et réduire ou éliminer vos anciens documents papier au fil du temps. Triez vos fichiers papier et créez trois piles pour:

• Déchiquetage.
• Numérisation et déchiquetage.
• Conservation et classement.

8. Sachez quel papier conserver

En fonction de votre entreprise, il se peut que vous deviez conserver certains documents papier, tels que des documents juridiques avec des sceaux et des signatures originaux, des titres de véhicules et des actes de propriété. Si vous n'êtes pas sûr, consultez un avocat ou un comptable avant de le jeter.

Notez que l'IRS vous permet de conserver des copies numériques des déclarations de revenus, y compris toutes les pièces justificatives.

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En plus d'économiser des arbres et de libérer plus d'espace de bureau, le passage au numérique peut augmenter l'efficacité de votre entreprise. Un système sans papier rationalise vos processus, facilite la collaboration avec les équipes et améliore votre expérience client.

Une fois que vous aurez allégé votre charge de papier entrante et sortante, vous vous sentirez à l'aise d'économiser du temps, de l'argent et de ne plus jamais avoir à ouvrir un classeur lourd.