Comment gérer par projet votre vie personnelle

Si vous auditez le temps en fonction de ce que vous dit que vous accompliriez par rapport à ce que vous avez réellement fait, il n’est pas rare de voir des deltas du genre : « Je n’ai réalisé à ma satisfaction que 20 % de ce qui était nécessaire : 70 % ont été repoussés à la semaine suivante et 10 % n’ont pas été bien faits.  » Normalement, dans un emploi en entreprise, ce niveau de productivité est une recette pour le chômage, mais lorsqu’il s’agit de vies personnelles, nous avons tendance à nous accorder tellement de grâce que cela peut friser l’auto-sabotage.

Pourquoi? Eh bien, parce que nous peut. Il y a tout simplement moins de responsabilité dans un espace personnel non régi par la passion d’être plus efficace et efficient avec temps (l’efficacité signifie ici essentiellement « Je suis en train de le faire », tandis que efficacité se traduit par « Je fais les choses plus vite et mieux »). Et la seule façon pour quelqu’un de vraiment adopter les deux est de tirer parti de la outils et des systèmes liés à la façon dont nous fonctionnons à un niveau granulaire. C’est ce que fait une bonne gestion de projet.

Définir les objectifs et créer les livrables

La première étape pour mieux postuler gestion à votre vie personnelle est de définir clairement des objectifs. Cela implique de les diviser en livrables plus petits et de définir le temps nécessaire pour réaliser chacun d’entre eux. Supposons que vous deviez nettoyer le garage : au lieu de dire : « C’est un objectif et je le ferai ce samedi », un meilleur mécanisme pourrait être de préciser que « la section 1 du garage prendra 40 minutes et la section 2 prendra 40 minutes. 50 minutes. » Vous avez décomposé les tâches, attribué une durée à chacune et pouvez désormais vérifier si cela a pris moins ou plus de temps que prévu.

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J’ai découvert que les deux éléments les plus importants concernant la définition d’objectifs sont :

• S’assurer que ce qui doit être fait est détaillé, car le manque d’informations laisse place à l’ambiguïté. En d’autres termes, assurez-vous que les objectifs ont une portée définie.
• Insistez sur la mesure : que des dates, des durées et des progrès puissent être attachés à l’objectif.

Priorisation

L’un des aspects les plus difficiles de la gestion de projet consiste à vaincre le syndrome du « Je sais quoi faire, je n’ai tout simplement pas assez de temps pour tout faire ». Une telle phrase est un indicateur courant d’un calendrier surchargé et d’un manque de priorités. Supposons que les livrables soient organisés selon un calendrier en fonction de leur niveau d’importance. Dans ce cas, il y aura une stratégie pour choisir l’immédiateté ou le retard et un schéma pour dicter l’évolution ultérieure du calendrier.

Une méthode d’organisation que j’applique est l’échelle « P1 à P5 » :

• P1 (Critique) : Tout ce qui doit être traité immédiatement
• P2 (Haute priorité) : Important mais pas urgent
• P3 (Neutre) : Pas de délai immédiat, mais il reste encore à y répondre
• P4 (faible priorité) : Devrait être terminé quand il y aura du temps
• P5 (Inconnu) : Pas de délai estimé ou indiqué

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Programmer la conservation

Créer un calendrier complet peut s’avérer fastidieux, en partie à cause du changement de priorités attachées aux livrables, du fait que cela prend plus de temps que prévu, de l’oubli des prérequis (ce qui doit être complété en premier) et du fait inévitable que les gens ne respecteront pas toujours ce que nous avons prévu. leur temps. Investir dans un outil de planification de gestion de projet pour des questions personnelles est formidable, car il introduit l’automatisation pour aider à recalibrer ces nombreuses variables. Cela ne veut pas dire qu’une intervention manuelle ne sera pas nécessaire à l’occasion ; c’est simplement que plus de détails seront capturés et mieux gérés au fil du temps.

Quelques outils à considérer sont Écrire, Asanas, Trello, lundi.com et Feuille intelligente — leurs principaux actifs comprennent:

• Facilité de mise à jour des plannings, car il réside dans le cloud et peut être classé par programmes principaux ou sous-programmés, permettant une granularité de haut et de bas niveau.
• Évaluations quantitatives peut être fait pour montrer, par exemple, combien de tâches ont été planifiées par rapport à celles accomplies, ainsi que les dépassements de temps et les retards de planification.
• Suivi des ressources peut aider à tenir les gens responsables des tâches accomplies.
• Intégrant ce qui est souvent négligé, tels que les risques potentiels, faciliteront la création de plans d’urgence.
• Connectivité aux plannings existants sur les calendriers Google ou Outlook pour offrir une visibilité supplémentaire.

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Les récompenses

Tout chef de projet compétent se fait un devoir de documenter rigoureusement, y compris les leçons apprises, et il devrait en être de même pour la façon dont la vie personnelle est organisée. Cela peut sembler à première vue une dépense d’efforts inutile, mais considérez le corollaire commercial : si vous étiez en retard sur les livrables 25 % du temps ou si les éléments hautement prioritaires n’étaient pas correctement traités, les conséquences seraient dramatiques. La mise en place de meilleurs systèmes nécessite de la cohérence, de la discipline et de la concentration. Pourtant, vous constaterez que la pratique devient rapidement une habitude – que ce qui semblait autrefois difficile se traduit par une amélioration réelle et de meilleurs résultats dans tous ses aspects.