Comment arrêter les réunions de tuer votre démarrage

juin
25 2019

8 min de lecture

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Les réunions, pour quiconque travaille dans une entreprise, peuvent souvent se sentir comme le fléau de votre journée de travail – un [trounoir] qui aspire votre productivité et votre concentration éliminant ainsi toute chance que vous finissiez votre liste de tâches ou cette pile de courriels accumulés dans votre boîte de réception.

Pour une startup, par contre, les réunions sont plus amusantes, excitantes, créatives et inspirantes qu'elles ne sont ennuyeuses et drainant. Il y a cependant un point dans la vie de chaque startup, cependant, où ces discussions à basse énergie et sinueuses commencent à s'installer pour tuer le processus décisionnel et la créativité, au lieu de l'inspirer.

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Comment reconnaissez-vous alors que de "mauvaises réunions" vous arrivent?

En tant qu’entrepreneur ayant une formation en logiciel de gestion bancaire, j’ai pensé qu’une mauvaise une réunion semblerait évident: pas d'objectifs, une structure zéro et personne à la barre de la réunion avec le pouvoir de prendre de vraies décisions.

Exemple? J'ai déjà travaillé pour un éditeur suisse de logiciels en Australie en tant que «spécialiste de la configuration» sur un projet de plus de 300 personnes.

Sur ces 300 personnes, plus de 70 étaient des chefs de projet et moins de 30 des développeurs. Pour nous inspirer, le directeur du programme a fait appel à un chef de projet Spotify – appelons-le Daniel – pour nous régaler des avantages de la gestion de projet agile.

À un moment donné, Daniel nous a demandé de «lever la main si vous êtes un développeur. »On ne voit pas une seule main levée parmi la mer de têtes. Et c’était un moment drôle, mais quelque peu choquant, de réaliser que personne dans le projet ne se considérait comme faisant le gros du travail – le travail rudimentaire du projet. Tous les dirigeants, pas de partisans …

Cette dynamique a été propice à des réunions très (in) intéressantes. Parfois, il y avait un rassemblement composé entièrement de gestionnaires de projet. D'autres fois, il n'y aurait qu'un seul développeur ou expert en la matière, mais cette personne appartiendrait à la mauvaise équipe.

En route, j'ai été témoin de cris de matches, de sorties (j'étais l'un d'entre eux), d'actes de sommeil effrontés. ou de simples annulations lorsque des experts ou des décideurs ne se présentent pas. Alors, perdant de l’attention avec le temps, j’ai finalement abandonné et fondé ma propre startup, Ora Organic .

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À Ora, en termes de réunions, nous avons eu quelques bonnes années de rencontres avec tous ceux qui comptaient, toute l’expertise nécessaire et tous les décideurs que chacun pouvait demander. Puis un jour, il est devenu évident que nous avions heurté le mur. Encore une fois, en ce qui concerne les réunions, quelque chose n'allait vraiment pas. Voici ce que je verrais:

• Une réunion commencerait, et quelqu'un demanderait «Qui veut commencer?»
• Si personne ne prend les devants, les gens le prendront comme un signe pour discuter de ce qu'ils veulent – Habituellement, une autre startup qui est apparue sur Buzzfeed la semaine dernière
• Les seules notes prises étaient trop vagues pour signifier quoi que ce soit, ou tout simplement des gribouillis voués à la mort dans les pages d'un journal de pleine conscience
• Nous terminerions la réunion sans points d'action ni étapes suivantes.
• Nous tous quitterions la réunion plus fatigués que lorsque nous y étions entrés.

Lorsque vous organisez une réunion à démarrage dynamique où la seule constante est le changement, la structure vient en second lieu après l'action . Il peut être difficile de prendre le temps de réfléchir aux raisons pour lesquelles vous tenez cette réunion.

C'est pourquoi un jour, après une discussion particulièrement intense sur le marketing, nous nous sommes assis pour déterminer la cause exacte de ce qui se passait. nos réunions vont mal. Voici ce que nous avons conclu étaient les cinq causes de mauvaises réunions:

1.

Au démarrage, les gens ont tendance à examiner les points de l'ordre du jour dans l'imaginaire, plutôt que en les définissant comme une liste à traiter systématiquement. Un bon ordre du jour est le meilleur moyen de rester sur le sujet, de guider et d’encourager des solutions tout en gardant les yeux de votre équipe sur le prix.

2. L’organisateur de la réunion n’a pas désigné de responsable, ni défini d’objectifs.

Il incombe à l’organisateur de la réunion de s’assurer qu’une personne est chargée de maintenir la réunion sur la bonne voie et de travailler à la réalisation d’un objectif commun. Selon Robert Half, Moira Cullen de Method Products demande à ses dirigeants de garder les problèmes et les solutions à l’esprit en leur attribuant la responsabilité de l'étiquette, des ordres du jour et des objectifs, en s'assurant qu'aucune réunion n'est organisée sans motif valable .

3. Il n'y a pas de preneur de notes officiel.

Facebook a mis au point des modèles à l'aide de la plate-forme wiki de la société Confluence pour garantir qu'aucune action importante ne soit omise. De bonnes notes de réunion peuvent améliorer la compréhension des sujets clés pour ceux qui ne pouvaient pas assister et pour ceux qui apprennent de manière visuelle plutôt qu'oree. Les bonnes notes conservent une trace des décisions prises verbalement, pour confirmation future.

4.

Brett Steenbarger de la SUNY Upstate Medical University identifie l’énergie comme étant l’ingrédient clé d’un leadership efficace selon un article de Forbes . Tout le monde dans la salle (ou à l'écran) prend son énergie et les indications du responsable de la réunion. Ainsi, si cette personne est lente et indifférente, il est garanti que tous les autres ressentiront la même chose ou dégénéreront en discussions hors sujet.

5.

Comme l’a noté McKinsey & Company, s’assure que le rôle de chaque participant est défini est la première étape. À partir de là, le responsable de réunion doit se poser la question suivante: "A-t-on quelqu'un qui peut autoriser des tactiques ou des actions de la part de la société?" Sinon, il est temps de revenir au tableau.

Alors, que pouvez-vous faire en sorte qu'une start-up (ou une entreprise de toute taille) fasse pour arrêter les mauvaises réunions?

Une solution structurelle pour mettre fin aux mauvaises réunions

Il existe de nombreuses théories sur la dynamique de groupe et les moyens les plus efficaces d'obtenir le maximum de la discussion de groupe. dans les plus brefs délais mais dans notre entreprise, nous avions besoin de quelque chose de plus opérationnel, de plus pratique: des réunions conçues pour le démarrage du XXIe siècle.

1. Types de réunions

Nous avons créé cinq types de réunions qui correspondent à 90% des réunions quotidiennes:

• Mise à jour générale – C'est exactement comme ça sons: une mise à jour pour l'équipe sur ce qui se passe dans l'entreprise ou le département en ce moment. Ces réunions doivent être amusantes et énergiques, et se concentrer sur les victoires! (Durée recommandée: 10 à 15 minutes)
• Mise à jour du projet – Semblable à la mise à jour générale, mais plus détaillée et axée sur les progrès d'un projet spécifique. Cela ressemble à votre stand-up Agile typique; vous synchronisez tout le monde sur le projet, puis vous remettez tout le monde au travail. ( Durée recommandée: 15 à 20 minutes)
• La session de planification – La réunion classique pour planifier un projet ou un ensemble de tâches ou d'événements, ou pour attribuer des rôles et des actions . Un leader fort et énergique est absolument essentiel, alors ne commencez pas sans un! ( Durée recommandée: 30 à 60 minutes)
• La présentation – Une réunion que nous redoutons tous. Mais définir un bon cadre pour la longueur de la présentation et une période de questions-réponses structurée à la fin peut transformer une présentation ennuyeuse en une conversation à laquelle les gens participent et dont ils se souviennent réellement. ( Durée recommandée: 20 à 30 min., Q & A)
• Montage collaboratif – Définitivement le type le plus créatif et le plus fluide des types de réunion, montage collaboratif consiste à rassembler un petit groupe de personnes pour lancer un projet ou une tâche ou l'amener à la ligne d'arrivée. (Durée recommandée: 30 à 60 minutes)

2. Ordres du jour des réunions

Pour compléter nos types de réunions à l'échelle de l'entreprise, nous avons défini un ensemble d'exigences pour les ordres du jour afin d'aider nos employés à tirer le meilleur parti des réunions qu'ils ont organisées:

• qui sera discuté lors de la réunion
• Un responsable désigné de la discussion / de la réunion qui animera la réunion
• Un preneur de notes désigné qui enregistrera les notes de la réunion. et plats à emporter
• Un ensemble d'objectifs clairs qui donnent un résultat conforme au formulaire de réunion

Les objectifs relatifs aux réunions satisfaisantes sont . Même s'ils ne sont pas explicitement mentionnés dans l'ordre du jour, le directeur du conseil d'administration devrait être responsable des objectifs de la réunion et faire preuve de vigilance afin de corriger le débat s'il se produit un obstacle.

Vous cherchez des exemples d'agenda? Trouvez certains des nôtres ici .

Facile à dire, difficile En pratique

Créer une structure dans une startup est difficile. Les nouvelles règles peuvent sembler étouffantes, restrictives et inutiles. Lorsque nous avons créé notre entreprise, nous essayions de nous écarter des règles et des systèmes mis en place par les grandes entreprises.

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Avec la croissance rapide et l'itération typiques d'une start-up millénaire, une structure attentionnée, réfléchie et empathique peut se sentir réellement responsabilisant et amener les équipes jeunes et ambitieuses au niveau supérieur.