Amélioration continue – plus que jamais

Il y a plusieurs années, j'ai passé en revue la version 3.0 d'ITIL. Quand je suis arrivé au volume d’amélioration continue, j’ai demandé à l’équipe si le message portait sur l’amélioration continue ou continue. On m’a dit que l’amélioration continue avait été choisie parce que l’amélioration ne serait jamais ininterrompue en informatique. De toute évidence, à l’ère de la perturbation, il peut être nécessaire d’améliorer en permanence. Jeanne Ross, dans son prochain livre Conçu pour le numérique: comment assurer la réussite durable de votre entreprise suggère en fait que les DSI devraient avoir pour objectif «de rendre une entreprise agile de manière à ce qu'elle puisse créer un environnement innovant et en constante évolution portefeuille d'offres numériques en réponse à l'évolution rapide des technologies et des demandes des clients. ”

Combien d'organisations sont passées d'un groupe de projets d'amélioration à l'intégration continue de leur ADN?

L'un des DSI de notre hebdomadaire La session de chat Twitter #CIOChat a lancé cette partie de la conversation en disant qu'ils ne croyaient pas en "l'ADN organisationnel". Ils ont dit que le comportement et la culture d'une organisation sont une série de pratiques et de personnes. Ils ont estimé que les DSI devraient faciliter la tâche. En agissant de la sorte, a déclaré le DSI susmentionné, les gens amélioreront leur sort plus souvent. Les DSI en général estiment que l'amélioration continue nécessite une intention de gestion, des ressources, des personnes et un véritable niveau de soin de la culture pour la concrétiser. Il est important de noter que les DSI considèrent l'amélioration continue comme un ensemble d'étapes évolutives.

Les DSI suggèrent toutefois que si l'amélioration continue est l'objectif de presque tout le monde, la plupart des équipes informatiques n'y sont pas encore. Un problème est que seules certaines organisations disposent des processus requis, tels que des rétrospectives agiles et des suivis. C'est parce qu'ils sont difficiles et prennent beaucoup de temps. Néanmoins, plusieurs DSI ont suggéré qu'un bon moyen de se lancer était d'intégrer l'entreprise à des équipes spéciales travaillant sur des projets qui les intéressaient. Les résultats de ce type d'efforts bénéficieront d'une amélioration continue intégrée à l'ADN de l'entreprise. Les directeurs informatiques suggèrent que, lorsque vous récompensez et célébrez l'amélioration continue, cela se produit naturellement.

L'ancien directeur informatique, Tim McBreen, a expliqué que, dans ses organisations informatiques, il avait créé deux équipes SWAT tournantes. Le premier concernait l'amélioration de la capacité de la solution et le second, l'analyse de données. Ces équipes effectuent des rotations trimestrielles dans différentes unités commerciales. Ils se sont concentrés sur des améliorations à court terme et de grande valeur. Ses partenaires commerciaux ont adoré cela. Au cours des 30 premiers jours, ils déterminent quoi et comment. Dans les 30 jours suivants, ils le construiraient. et au cours des 30 derniers jours, ils le déploieraient et le soutiendraient. De cette manière, la valeur est reçue rapidement dans chaque groupe qu’ils touchent.

Les DSI suggèrent que si votre organisation n’a pas commencé l’initiative d’amélioration continue, vous regrouperez votre chemin vers la non-pertinence. De toute évidence, le succès ne nécessite pas seulement une gestion informatique; cela nécessite le reste de l'entreprise. L'amélioration continue a besoin de la culture d'entreprise appropriée pour s'épanouir. De plus, embrasser l'amélioration continue implique d'admettre que quelque chose au sein de l'organisation a besoin d'amélioration. Pour certains, cela peut être un pas de trop. Les DSI, cependant, suggèrent que le changement de culture commence par admettre que vous pouvez faire mieux. Il est clair que les organisations ne peuvent pas changer tant qu'elles ne reconnaissent pas qu'elles ont des faiblesses qui méritent d'être corrigées.

Quel rôle jouent les DSI dans l'établissement d'une culture d'amélioration continue?

Les DSI estiment qu'ils jouent souvent un rôle de premier plan et qu'il est essentiel responsabilité partagée. Les DSI soulignent que la technologie ne peut plus être une île. Il repose sur des connexions transparentes partout. Un DSI a déclaré que les DSI devaient utiliser certains des concepts de "The Advantage" de [PatrickLencioni pour créer une culture et un environnement appropriés.

Sauf si nous supposons que seuls les processus informatiques peuvent supporter une amélioration continue, le DSI joue le même rôle que tous les autres chefs d’entreprise de l’ère numérique. Les DSI, cependant, devraient être au centre de l’aide à appliquer la technologie aux efforts des autres secteurs d’activité. Mais les DSI ne peuvent faire partie que du puzzle. L’équipe de direction doit faire ses preuves. Jeanne Ross partage cet avis: «La conception numérique de l’entreprise est une responsabilité partagée des cadres supérieurs d’une entreprise».

Dans certains cas, le DSI doit insister pour que les dirigeants s’impliquent. l’équipe de direction et construire le processus dans le cadre de la composante «croissance» du budget. Malheureusement, de nombreuses équipes de direction ne sont conduites que tous les trimestres. Ces leaders aiment les victoires rapides qui ont fourni une valeur immédiate. Selon McKinsey & Company et Geoffrey Moore, c'est une erreur de ne pas avoir également des horizons d'investissement à moyen et à long terme.

Pour réussir l'amélioration continue, il est essentiel, tout au long du processus, de récompenser l'amélioration, la réflexion et le partenariat. . Les DSI doivent coacher et encadrer activement leur personnel immédiat et leur demander de faire de même pour leurs équipes. Ils doivent être des leaders et des questionneurs, mais ils doivent aussi être des êtres dignes d'être imités. Les DSI insistent sur le fait que chaque fois qu'ils entendent une variante de "nous l'avons toujours fait de cette façon", l'orateur «doit au chat une somme symbolique».

Il devrait être clair que, de manière générale, le Le CIO est le seul responsable à voir tous les processus, de l’entreprise à la hiérarchie, dans une position unique pour définir globalement les besoins, mais aussi pour s’assurer que leur organisation est capable de créer et de déployer des outils cartographier, modifier et automatiser les processus, ce qui nécessite une énergie positive et des actions proactives pour garantir que les actions correctes se produisent au bon moment.

Les responsables informatiques estiment que les organisations informatiques doivent avoir une perspective et un état d'esprit relatifs aux processus, ainsi que les outils pour gérer efficacement ces processus. Les DSI suggèrent qu'il est préférable de commencer quelque part que de partir de nulle part et d'échouer partout. Il est clair qu'il est important que les DSI soient des dirigeants avisés et qu'ils aient une perspective commerciale en matière de technologie.

Comment les DSI peuvent-ils nur Les attributs comportementaux et culturels de l’excellence?

Les DSI peuvent prendre de nombreuses mesures. Les DSI devraient commencer par célébrer chaque fois que quelqu'un crie suffisamment pour l'obtenir ou que quelqu'un présente un comportement souhaité. Chaque dirigeant peut favoriser des comportements spécifiques en les imitant et en les récompensant / les incitant correctement. Les DSI peuvent mieux nourrir et développer l'excellence en modélisant la voie. Ne vous attendez pas à ce que tous les autres répondent à des normes élevées si vous n'êtes pas disposé à les respecter vous-même.

Les DSI doivent être un exemple du comportement souhaité. Cela dit, ils devraient fournir un mentorat et des opportunités aux ‘joueurs’ pour apprendre et se développer. Il est également important que les directeurs informatiques définissent clairement les attentes et fournissent des objectifs bien définis à court et à long terme. Cela comprend la mesure régulière des progrès, y compris l'augmentation de la vitesse d'amélioration. Une partie de ceci implique de fournir une récompense et des éloges basés sur les résultats. Personnellement, j’ai toujours été étonné par le fait que les gestionnaires ne fournissent pas de véritables éloges lorsqu’un excellent travail est accompli. Cela ne coûte rien.

Hormis donner l'exemple, les DSI doivent permettre aux diverses populations de travailler facilement au sein des TI. Cela signifie, dit un CIO, jeter le cahier des années 50 et mettre en œuvre un cahier du 21e siècle qui permette aux personnes de couleur, aux femmes et aux personnes ayant des capacités différentes. Lorsque vous faites cela, les DSI disent que la magie opère. En ce qui concerne le livre de jeu, les DSI, à la demande, devraient être le modèle pour le reste de l’entreprise. Un responsable des systèmes d'information a donné l'exemple d'un dirigeant qui se plaignait de la présence de son personnel toute la journée, mais leur supérieur hiérarchique avait déclaré avoir des difficultés à ce que ce dirigeant se trouve au bureau.

Enfin, les directeurs informatiques ont un avantage, car ils voient tout le flux de données. Ils doivent utiliser cette image pour aider les personnes qui n’exercent pas leurs activités au niveau "processus" à établir une relation avec la situation dans son ensemble, au moment où elle recoupe la stratégie commerciale. Le c-suite gère "comment" pour que le PDG puisse faire "pourquoi" et "quoi". " Le CFO est un allié naturel. Il comprend comment les données financières circulent à la hausse, à la baisse et à travers l’organisation. Les DSI peuvent les aider à comprendre plus d'une dimension du problème.

Comment les DSI peuvent-ils solliciter des idées d'amélioration auxquelles on peut réagir rapidement?

Les DSI avaient de nombreuses suggestions. Les DSI estiment que la confiance est le meilleur moyen de créer un engagement. Suivant est en étant disponible. Les DSI ont évoqué le concept de «gestion en se promenant» de Tom Peter. Sans confiance, les départements informatiques n'ont pas d'endroit où commencer. Sans disponibilité, les départements informatiques manquent des opportunités. Dans ce contexte, Melissa Woo, CIO de l’Université Stoneybrook, a demandé «pourquoi, oh pourquoi, nos offres d’emploi / descriptions sont-elles remplies d’exigences techniques»? c'est une excellente question. Pourquoi l'une des dimensions du travail d'un DSI domine-t-elle sa description de travail?

De toute évidence, la reconnaissance publique des bonnes idées, ainsi que le soutien fourni par le biais de la suite c, aident souvent à obtenir des idées. Et la réalité est qu'il ne manque pas d'employés qui ont de bonnes idées. Les directeurs informatiques estiment qu'il est important de demander aux travailleurs de première ligne et aux cadres moyens ce que fait l'informatique pour les empêcher de faire leur travail. La littérature de gestion est remplie d'exemples d'entreprises qui écoutent et exploitent les idées développées en interne ou en externe.

Pour les DSI, le fait de participer aux conférences appropriées donne une visibilité externe aux opportunités. Mais il peut être tout aussi utile de participer aux réunions des départements LOB. Ici, ils devraient voir et être vus régulièrement. Il est important que les directeurs informatiques et leurs équipes parlent aux gens et connaissent leur environnement professionnel. Être entendu et écouté est le moyen le plus simple et le plus efficace d’être disponible et d’en récolter les fruits. Voici deux autres suggestions:

• Invitez les personnes récemment embauchées (suffisamment nouvelles pour se souvenir de leur magasin précédent, suffisamment occupées pour connaître nos «pièges») à prendre un café
• Invitez les cadres intermédiaires informatiques et en gestion à un déjeuner partagé et laissez-les discuter. .

A quel point est-il important de simplifier le modèle d'amélioration?

Les DSI disent que, chaque fois que vous pouvez réduire les obstacles à l'entrée, vous êtes susceptible d'obtenir une implication accrue. Réduire les obstacles est particulièrement important lorsque vous essayez de solliciter de nouveaux comportements. Fondamentalement, comme pour toute idée, l'adoption sera accrue par la compréhension. La transformation nécessite un engagement. Cela signifie le faire "avec" l'équipe plutôt que "avec" l'équipe. Votre processus en tant qu'objectif devrait favoriser l'engagement.

Il est important que les DSI maintiennent les processus simples. Ils doivent simplifier les solutions métier complexes en suivant un processus de révision simple. Par exemple, supprimer des fonctions pour rationaliser une gestion de commande complexe. Les DSI doivent également rencontrer régulièrement les clients et les prospects qui ont choisi un concurrent. Mais la plupart des organisations ont tellement de processus opérationnels qui nécessitent de l'aide que chaque fonction que vous visitez génère une longue liste. Pour cette raison, la gestion de portefeuille et l'agilité sont devenues des compétences importantes.

L'amélioration continue est une idée qui a mûri à l'ère numérique. Aujourd'hui, les entreprises ont besoin de faire ce que Jeanne Ross suggère: «être capable de fournir un ensemble d'offres numériques innovantes et en constante évolution». La question est de savoir si votre entreprise est prête et si ce n'est pas le cas, que doivent-elles changer pour se préparer? [19659029] Cet article est publié dans le cadre du réseau IDG Contributor. Vous souhaitez vous inscrire?