Google Docs est comme le sac à main magique de Mary Poppins. Sous votre tarif standard de traitement de texte basé sur le cloud se trouve une quantité apparemment infinie d’astuces, de fonctionnalités et de raccourcis. La plate-forme ne vous bombarde pas immédiatement d’options – en fait, Google Docs a toujours été modeste dans sa présentation – mais elle récompense ceux qui creusent un peu.
Voici 10 raisons pour lesquelles j’aime Google Docs.
1. Un accès hors ligne qui fonctionne réellement
Je fais peut-être partie d’une minorité, mais les capacités hors ligne des autres traitements de texte basés sur le cloud (hum, Word pour le Web) sont souvent aléatoires. Parfois, je suis incapable de taper. D’autres fois, l’application met du temps à sauvegarder mon travail.
Mais Google Docs ne manque pas une miette lorsque le Wi-Fi s’éteint. Il passe en douceur du mode en ligne au mode hors ligne et vous permet toujours de créer de nouveaux documents et de travailler sur ceux existants. Dès que vous vous reconnecterez à Internet, toutes les modifications seront synchronisées.
Pour activer l’accès hors ligne pour PC, accédez à l’onglet Fichier près du coin supérieur gauche et sélectionnez Rendre le document hors ligne (veuillez noter que vous devez utiliser Chrome ou Edge pour que cela fonctionne). Les utilisateurs de téléphone peuvent trouver cette option dans le menu kebab à trois points.
2. Définir n’importe quel mot
Soyons réalistes, tout le monde a ouvert cet onglet pour rechercher des synonymes au moment où nous écrivons. Mais dites-vous quoi, vous n’avez plus besoin de faire ça !
Google Docs fournit un accès instantané aux définitions, aux synonymes et parfois aux antonymes de tout mot sélectionné à l’aide de son outil Définir. Vous verrez une barre latérale apparaître avec les mêmes informations que celles que vous trouveriez dans la recherche Google, mais sans aucun problème.
Essayez-le en cliquant avec le bouton droit sur n’importe quel mot sélectionné, puis en utilisant l’option Définir. Si vous recherchez un raccourci clavier, c’est Ctrl+Shift+Y pour Windows et ⌘+Shift+Y pour Mac.
3. Rechercher et insérer des liens
Google Docs a clairement la phobie des onglets multiples du navigateur, c’est pourquoi il vous permet de rechercher et d’insérer des liens directement à partir de votre document.
Soit cliquez avec le bouton droit n’importe où sur le document et sélectionnez Lien, soit cliquez sur l’onglet du menu Insertion et sélectionnez Lien. Lorsque vous tapez une requête dans la boîte de dialogue Ink, elle génère une liste de liens provenant de la recherche Google, de vos documents et des titres actuels. Ainsi, non seulement vous pouvez facilement relier vos travaux existants, mais également les analyser.
4. Installer les modules complémentaires
En s’associant à des logiciels tiers, Google Docs est en mesure de fournir une collection impressionnante d’améliorations, de modifications et d’extensions. Vous pouvez trouver la liste complète en cliquant sur l’onglet du menu Modules complémentaires et en sélectionnant Obtenir des modules complémentaires.
Pour trouver ce que vous cherchez, vous pouvez soit rechercher un mot-clé, trier les modules complémentaires en différentes catégories, soit participer à un safari en défilement à travers l’ensemble d’entre eux.
Voici quelques-uns de mes modules complémentaires préférés : Thésaurus, Créateur de bibliographie de bicitationet Générateur de documents. Vous pouvez même installer Modules complémentaires basés sur l’IA qui peut créer des formulaires, des images et des graphiques avec quelques invites ou vous aider en tant qu’assistant d’écriture.
Enseignement, rédaction ou marketing, quel que soit votre domaine d’activité, il existe un module complémentaire qui peut augmenter votre productivité sur Google Docs.
5. Créez un dictionnaire personnel
Le mot Garglecopter n’existe peut-être pas dans Merriam-Webster, mais il existe très bien dans votre prochain roman de science-fiction relatant l’ancienne lutte entre Garglecopters et Irklegorths, deux races extraterrestres se battant pour les ressources dans une galaxie indifférente.
Pour convaincre Google Docs que Garglecopter n’est pas une faute de frappe, cliquez avec le bouton droit sur le mot et sélectionnez Ajouter au dictionnaire personnel. Mais rappelez-vous que cette option n’apparaît que pour les mots que Google Docs juge incorrects.
Si vous avez besoin de lui apprendre plusieurs mots en une seule fois, alors Outils > Orthographe et grammaire > Dictionnaire personnel et devenez fou !
6. Modèles
Ne vous laissez pas berner par l’esthétique minimaliste de Docs ; cette superstar peut réaliser beaucoup de looks sauvages.
Les documents Google Galerie de modèles regorge de communiqués de presse, de factures, de curriculum vitae, de newsletters, de lettres de motivation et bien plus encore. Une fois que vous avez sélectionné le modèle souhaité, il s’ouvrira en tant que nouveau fichier Google Docs.
Si vous faites partie du forfait Business Standard ou supérieur dans Google Workspace, vous pouvez créer des modèles et des modèles personnels prêts à l’emploi. soumettre eux aussi pour l’usage de toute l’organisation. Mais ne vous inquiétez pas si vous êtes un utilisateur gratuit, vous pouvez faire des copies de votre modèle de document à tout moment lorsque vous souhaitez l’utiliser.
Google Docs comprend également des mini-modèles nommés « Éléments de base » pour vous aider à démarrer rapidement avec des formulaires marketing intégrés, des notes de réunion ou des brouillons d’e-mails. Trouvez tout cela sous l’onglet Insérer.
7. Envoyer par e-mail et télécharger dans différents formats
En ce qui concerne les formats concurrents, Google Docs prend la route en rendant la conversion d’un document rapide et facile.
Pour télécharger un document Google Docs au format Word Doc (.docx), PDF, page Web (.html) et plus encore, cliquez sur l’onglet du menu Fichier et sélectionnez Télécharger en tant que.
Maintenant, pour envoyer un document sous forme de pièce jointe à un e-mail, cliquez sur l’onglet du menu Fichier, sélectionnez E-mail en pièce jointe et choisissez le format souhaité.
8. Interface utilisateur Google Docs organisée et facile à utiliser
Docs dispose d’une interface utilisateur exceptionnelle et conviviale où vous pouvez deviner la plupart des fonctions d’un seul coup d’œil. Et comparé à d’autres traitements de texte comme Word, il ne semble pas à l’étroit ou complexe, mais plutôt plus simple et intuitif.
Le meilleur de tous? Il organise automatiquement votre contenu selon un plan linéaire sur la gauche, ce qui facilite la navigation dans les sections ou les chapitres d’un simple clic. Cela m’aide également à m’assurer que j’ai la bonne hiérarchie.
9. Remplacements automatiques
Vous en avez assez de devoir taper des sous-dermatoglyphes dans un essai sur les empreintes digitales ? Fatigué de mal orthographier continuellement le mot exercice ? La fonctionnalité de substitution automatique de Google Docs vous permet de créer des raccourcis personnalisés pour remplir automatiquement certains mots ou expressions. C’est un peu comme la correction automatique, sauf que cela ne vous donnera pas envie de jeter votre ordinateur dans un lac.
Pour créer une substitution, cliquez sur l’onglet du menu Outils, sélectionnez Préférences et remplissez les formulaires Remplacer et Par. Par exemple, vous pouvez remplacer subd par subdermatoglyphic ou xrsz par exercice.
10. Collaborez en temps réel
Peut-être la fonctionnalité la plus puissante de l’application, Google Docs permet aux utilisateurs de collaborer sur un document en temps réel.
Pour partager le document avec des collaborateurs, cliquez sur le bouton Partager dans le coin supérieur droit de votre écran et saisissez les adresses e-mail des collaborateurs. Spécifiez si vos collaborateurs peuvent modifier, commenter ou afficher. Pour accéder à plus de paramètres de partage, cliquez sur Avancé.
Quelques conseils utiles lors de la collaboration :
Suggérer Google Docs propose un mode d’édition, d’affichage et de suggestion. Lorsque vous travaillez en mode Suggestion, toutes les modifications sont suivies, de la même manière que le suivi des modifications de Word. Cela permet à tout le monde de voir chaque modification au fur et à mesure qu’elle est effectuée, et au propriétaire du document d’accepter ou de rejeter les modifications.
Marquer les collaborateurs Si votre document compte de nombreux collaborateurs, il peut être plus facile d’impliquer une personne spécifique en la marquant dans un commentaire. Pour taguer quelqu’un, tapez simplement le symbole @ ou + suivi du nom de la personne. Une fois sélectionnée, la personne sera informée du tag par e-mail.
Conclusion
Il existe de nombreuses autres raisons d’aimer Google Docs, mais ces 10 devraient vous mettre en appétit. Avec autant de façons de personnaliser l’application, vous pouvez opter pour quelque chose de mince et de spartiate, ou aller grand avec une puissante centrale de traitement de texte. De plus, vous saurez que tous vos documents seront accessibles quel que soit l’endroit où vous vous trouvez, l’ordinateur que vous utilisez ou l’état du Wi-Fi.
Foire aux questions sur Google Docs
Pourquoi devrais-je utiliser Google Docs plutôt qu’un autre logiciel de traitement de texte ?
Google Docs offre plusieurs avantages uniques par rapport aux logiciels de traitement de texte traditionnels. Premièrement, il s’agit d’une plate-forme basée sur le cloud, ce qui signifie que vous pouvez accéder à vos documents depuis n’importe quel appareil doté d’une connexion Internet. Cela le rend incroyablement pratique pour ceux qui travaillent sur plusieurs appareils ou qui ont besoin d’accéder à leur travail à distance. Deuxièmement, Google Docs permet une collaboration en temps réel, ce qui en fait un excellent outil pour les projets d’équipe. Plusieurs utilisateurs peuvent modifier le même document simultanément, les modifications étant visibles en temps réel. Enfin, l’utilisation de Google Docs est gratuite, ce qui en fait une solution rentable pour les particuliers et les entreprises.
Google Docs est-il sécurisé pour le stockage d’informations sensibles ?
Google prend la sécurité très au sérieux et utilise plusieurs mesures pour protéger vos données. Toutes les données de Google Docs sont cryptées, tant pendant leur transit que lorsqu’elles sont stockées sur les serveurs de Google. Google propose également une vérification en deux étapes pour une sécurité accrue du compte. Cependant, comme pour toute plateforme en ligne, il est important d’utiliser des mots de passe forts et uniques et de faire attention aux personnes avec qui vous partagez l’accès.
Puis-je utiliser Google Docs hors ligne ?
Oui, Google Docs peut être utilisé hors ligne. Vous pouvez activer l’accès hors ligne dans vos paramètres Google Drive. Une fois activé, vous pouvez créer, afficher et modifier des fichiers dans Google Docs même lorsque vous n’êtes pas connecté à Internet. Toutes les modifications que vous apportez seront synchronisées lors de votre prochaine connexion à Internet.
Comment puis-je partager un document Google Docs avec d’autres personnes ?
Partager un document dans Google Docs est simple. Cliquez simplement sur le bouton « Partager » dans le coin supérieur droit de l’écran, puis entrez les adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le document, ou récupérez un lien pour le partager avec d’autres. Vous pouvez également ajuster leurs autorisations de modification, en choisissant s’ils peuvent modifier, commenter ou uniquement afficher le document.
Puis-je importer et exporter des documents dans Google Docs ?
Oui, Google Docs prend en charge un large éventail de formats de fichiers pour l’importation et l’exportation. Vous pouvez importer des documents Word, des PDF et de nombreux autres types de fichiers dans Google Docs. De même, vous pouvez exporter vos documents Google Docs sous forme de fichiers Word, PDF, etc.
Comment puis-je collaborer avec d’autres personnes dans Google Docs ?
Google Docs est conçu pour la collaboration. Vous pouvez partager un document avec d’autres personnes et leur donner la permission de le modifier ou de le commenter. Toutes les modifications sont effectuées en temps réel afin que chacun puisse voir la dernière version du document. Vous pouvez également utiliser la fonction de chat pour communiquer avec des collaborateurs directement dans le document.
Puis-je suivre les modifications dans Google Docs ?
Oui, Google Docs dispose d’une fonctionnalité « Historique des versions » qui vous permet de voir les versions antérieures du document. Cela peut être utile pour suivre les modifications, voir qui a apporté des modifications spécifiques et même revenir à une version antérieure du document si nécessaire.
Google Docs dispose-t-il d’une fonctionnalité de comptage de mots ?
Oui, Google Docs dispose d’une fonctionnalité intégrée de comptage de mots. Vous pouvez y accéder en allant dans le menu « Outils » et en sélectionnant « Nombre de mots ». Cela vous montrera le nombre de pages, de mots, de caractères et de caractères sans espaces dans votre document.
Puis-je ajouter des images et des tableaux à un document Google Docs ?
Oui, Google Docs prend en charge l’ajout d’images, de tableaux et d’autres éléments à vos documents. Vous pouvez insérer des images depuis votre ordinateur, depuis le Web ou depuis votre Google Drive. Vous pouvez également facilement créer et formater des tableaux dans votre document.
Puis-je utiliser Google Docs sur mon appareil mobile ?
Oui, Google Docs propose des applications mobiles pour les appareils iOS et Android. Ces applications vous permettent de créer, afficher et modifier des documents sur votre appareil mobile. Ils prennent également en charge l’accès hors ligne, afin que vous puissiez travailler sur vos documents même lorsque vous n’êtes pas connecté à Internet.
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